Assistente de Secretariado/Administrativo

Objetivos de Assistente de Secretariado/Administrativo:

No final do curso os formandos deverão ser capazes de desempenhar todas as funções associadas à atividade profissional de um Assistente de Secretariado e Administrativo, nomeadamente realizar atividades de apoio à direção, atendimento, protocolo e gestão documental e de arquivo.

Métodos de Assistente de Secretariado/Administrativo:

Metodologia integrada, no sentido de potenciar a eficácia da aprendizagem de capacidades e competências por parte dos formandos, através do método ativo (troca de experiências, brainstorming, exercícios práticos, discussões em grupo, role-plays, estudos de caso, entre outros), método expositivo (abordagens teóricas dos conteúdos, sistematização teórica) e método interrogativo (recurso à formulação de perguntas). Na componente de Formação Prática em Contexto de Trabalho, estando diretamente relacionado com a aprendizagem de tarefas associadas à profissão, o processo de aprendizagem consolida-se pela experimentação, por parte do formando.

Conteúdos de Assistente de Secretariado/Administrativo:

CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS	CARGA HORÁRIA
MÓDULO – ASSISTENTE DE SECRETARIADO/ADMINISTRATIVO: PERFIL, FUNÇÕES E DEVERES 1. Importância do secretariado: objetivos e missões 2. O papel e perfil do profissional de secretariado no mercado de trabalho atual: tarefas, instrumentos de trabalho, competências, qualidades 3. Imagem do Assistente de Secretariado/ Administrativo: simpatia, atitude positiva, expressão corporal, aparência física, vestuário 4. Código deontológico e ética profissional enquadrada com a organização 5. Dinâmica entre secretária e chefia	25h
MÓDULO – COMUNICAÇÃO ESCRITA E ORAL E GESTÃO DOCUMENTAL E DE ARQUIVOS 1. A importância da comunicação nas organizações 2. Comunicação escrita: - Produção e análise de textos escritos - Redação de documentos: cartas, relatórios, email, atas de reuniões - O novo acordo ortográfico 3. Comunicação oral: - Colocação e projeção da voz e a linguagem corporal - Linguagem clara e eficaz e expressividade da fala - Barreiras à comunicação oral, desinibição e descontração 4. Novas formas de comunicação: telemóvel, skype, videoconferência 5. Gestão documental e de arquivos: - A importância do arquivo no meio organizacional - Tipologia de arquivos e métodos de classificação - Legislação e regulamentação da gestão de arquivo - Acesso e manutenção de documentos e conteúdos	25h
MÓDULO – DESENVOLVIMENTO PESSOAL E PROFISSIONAL 1. A Gestão do Tempo e Organização do Trabalho - Planificação de tarefas - Técnicas para cumprir objetivos de trabalho e recursos de apoio - Os desperdiçadores de tempo - Distinção entre tarefas urgentes e importantes 2. Gestão do Stress - Definição e causas de stress - Sintomas e sinais de stress - Técnicas de gestão de stress 3. Gestão de Conflitos - O conflito: definição, tipos e causas - Técnicas de gestão e resolução de conflitos 4. Relacionamento Interpessoal: princípios, atitudes e comportamentos, a escuta ativa e a assertividade 5. Inteligência Emocional - Reconhecer e gerir emoções - Fator de desempenho profissional, na tomada de decisões, criatividade, motivação e na gestão da mudança	25h
MÓDULO – PROTOCOLO EMPRESARIAL E OFICIAL 1. Conceito de protocolo empresarial e a sua importância na transmissão de uma imagem positiva da organização 2. As normas protocolares: apresentações, cumprimentos, acolhimento e cortesia 3. Semelhanças e diferenças entre culturas 4. O Protocolo e as etapas na organização de um evento: - Planeamento: tipo de evento, local e data, programa, lista de convidados - Preparação: convites e confirmação de presenças, organização da sala, distribuição dos participantes, transporte e alojamento - Organização e acompanhamento: receção e acolhimento, indicação e acompanhamento dos participantes ao lugar, serviços de apoio, encerramento e despedida 5. Protocolo nas refeições: planos de sala e decoração, escolha de ementas, recepção, serviço de mesa, distribuição das pessoas e cocktails 6. Indumentária a utilizar de acordo com as ocasiões 7. Organização e marcação de viagens	25h
MÓDULO – ATENDIMENTO DE EXCELÊNCIA 1. A importância do atendimento e o impacto na imagem da organização 2. A Qualidade e satisfação do cliente 3. Regras e elementos-chave do atendimento: comunicação eficaz, atitude e comportamentos, escuta ativa, recursos e ambiente 4. As diferentes etapas do atendimento telefónico e presencial 5. Gestão de Queixas e Reclamações - Analisar e tratar eficazmente uma reclamação - Comportamento a adotar perante uma situação de reclamação 6. Marketing Relacional	25h
Total – Componente Teórica:	125H
FORMAÇÃO PRÁTICA EM CONTEXTO DE TRABALHO Na realização do estágio, o formando poderá desempenhar funções relacionadas com: - Tarefas relacionadas com o expediente geral das empresas ou organizações - Receção e registo da correspondência e encaminhamento para os respectivos serviços ou destinatários - Preenchimento e conferência de documentação de apoio à atividade das empresas ou organizações - Redação de relatórios, atas de reunião e respostas de e-mail ou correspondência - Atendimento e encaminhamento de público (clientes, fornecedores e funcionários) - Gestão do economato; - Elaboração de orçamentos; - Realização de facturação quando necessário - Envio dos documentos necessários para a contabilidade - Marcação e organização de eventos, compromissos e reuniões; - Acompanhamento e apoio em reuniões.	180H
Carga Horária Total do Curso Formação = Profissão	305H